Cómo conectar los programas de tu empresa entre sí

La tienda online por un lado, la facturación por otro, el CRM en otro sitio y una hoja de cálculo que intenta juntarlo todo. Es la situación normal de una empresa que ha ido comprando herramientas según las necesitaba. Cada una hace bien su parte. El problema está entre ellas.

Ese hueco lo cubre casi siempre una persona que copia datos de un programa a otro. Una integración es lo que hace ese trabajo sin ella.

Qué es una integración entre programas

Es una conexión que hace que un programa se entere de lo que pasa en otro y actúe en consecuencia. Entra un pedido en la tienda y se crea la factura. Un cliente se da de alta en la web y aparece en el CRM. Cambia el stock en el almacén y se actualiza en la tienda.

Qué es una API, explicado sin tecnicismos

Una API es la puerta que un programa deja abierta para que otros programas le pidan datos o se los envíen, con unas reglas fijas. Si un programa tiene API, se puede conectar con otro de forma fiable. Si no la tiene, conectarlo es mucho más frágil.

Es lo primero que conviene mirar al elegir una herramienta nueva: no solo qué hace, sino si deja sacar y meter datos desde fuera.

Señales de que te falta una integración

• Alguien de tu equipo pasa datos a mano de un programa a otro
• El mismo cliente está escrito de forma distinta en dos sistemas
• Para responder una pregunta sencilla hay que abrir tres programas
• Los errores aparecen siempre en el mismo punto: el traspaso
• Se exportan archivos de un sitio para importarlos en otro

Qué tener en cuenta al integrar dos sistemas

• Cuál es la fuente de verdad de cada dato: si dos sistemas pueden cambiarlo, habrá conflictos
• Qué pasa cuando uno de los programas no responde: la integración tiene que reintentar y avisar
• Qué hacer con los datos que ya están duplicados o no coinciden
• Qué permisos se le dan a la conexión, que deberían ser los mínimos
• Quién se entera cuando algo falla

El segundo y el último punto son los que distinguen una integración de un apaño. Todas las conexiones fallan alguna vez. Lo que importa es que un fallo no se pierda en silencio.

Conectores ya hechos o integración a medida

Para conexiones sencillas entre programas conocidos existen herramientas que lo resuelven sin programar, y muchas veces son la opción correcta. Se quedan cortas cuando hay reglas propias, mucho volumen, datos que transformar por el camino o un coste por operación que crece con el negocio. Ahí compensa una integración a medida.

Si una persona de tu equipo hace de puente entre dos programas, ya tienes una integración. Solo que no está escrita en ninguna parte.