Cómo saber qué tareas de tu empresa se pueden automatizar
Copiar datos de un sitio a otro o repetir el mismo informe cada semana. Cómo identificar el trabajo repetitivo que sale caro y qué mirar antes de automatizarlo.
El trabajo repetitivo tiene una característica incómoda: no aparece en ningún sitio. No está en el organigrama, no tiene un responsable y nadie lo cuenta como trabajo, porque cada vez «se hace en un momento».
Se hace en un momento por cada pedido, por cada factura o por cada cliente nuevo. Multiplicado por el volumen del mes, deja de ser un momento.
Qué tareas son buenas candidatas
- Mover datos de un sistema a otro a mano: del correo a la hoja de cálculo, de la hoja al programa de facturación
- Generar el mismo informe con la misma forma una y otra vez
- Avisar a alguien de que algo ha pasado, cuando el aviso depende de que una persona se acuerde
- Comprobaciones rutinarias que casi siempre salen bien y por eso se acaban saltando
- Rellenar plantillas cambiando cuatro datos
El patrón común es que la tarea se puede describir con reglas. Si alguien de tu equipo puede explicarte cómo se hace en cinco frases, probablemente se puede automatizar.
Cómo saber cuánto te está costando de verdad
Antes de automatizar nada, conviene medirlo. No con una estimación de despacho: cronometrando la tarea unas cuantas veces en días normales.
El número suele sorprender a la dirección y no sorprender a nadie del equipo que la hace. Esa distancia entre lo que una empresa cree que cuesta una tarea y lo que cuesta es, por sí sola, un buen motivo para medir.
Y sirve para lo contrario: si al medirlo resulta que apenas cuesta, ya sabes que ese proceso no es por donde hay que empezar.
Lo que hay que descubrir antes de automatizar
La parte difícil de una automatización casi nunca es la automatización. Es descubrir todo lo que la persona hacía sin darse cuenta.
- Las excepciones: los casos que se tratan distinto por un acuerdo que no está escrito
- El criterio: qué hace esa persona cuando un dato viene vacío o viene raro
- El orden real: lo que se hace primero, que no siempre es lo que dice el manual
- Lo que hace cuando algo falla, que es la parte que nadie describe nunca
Una automatización que ignore esto funciona en una demostración y falla en cuanto llega el primer caso raro. Por eso el primer paso es describir el proceso paso a paso con quien lo hace todos los días.
Qué no conviene automatizar
- Lo que cambia cada mes: automatizar un proceso inestable es rehacerlo cada mes
- Lo que se hace una vez al año, salvo que sea crítico o muy largo
- Lo que en realidad era una decisión, aunque pareciera una tarea mecánica
- Un proceso que está mal planteado: automatizar algo malo solo lo hace más rápido
Cómo queda un proceso automatizado
Bien hecho, el resultado tiene cuatro piezas: los datos viajan solos, los casos raros se apartan a una bandeja para que una persona decida, queda registro de cada paso y salta un aviso cuando algo se queda parado más de lo normal.
La persona que hacía el trabajo manual no se queda sin tarea. Se queda con la parte en la que su criterio importa, que era la que estaba enterrada debajo del copiar y pegar.
La pregunta no es si una tarea se puede automatizar. Es qué parte de esa tarea era en realidad una decisión.